Diverse memobriefjes op de monitor geplakt, een grote stapel briefjes op je bureau waar je nog ‘iets’ mee moet en een hoofd vol met ideeën. Herkenbaar? Het kan ook anders!
Als jij werkt met Microsoft Office, heb je waarschijnlijk ook het programma OneNote tot je beschikking, dat staat bij de andere programma’s van Microsoft Office. OneNote kun je zien als een digitaal kladblok of als een complete kast met ordners. Je kunt het voor één ding of voor héél veel informatie gebruiken.
Hoe OneNote werkt
OneNote bestaat uit notitieblokken, secties en pagina’s. Dat klinkt ingewikkeld, maar het valt best mee. Vergelijk notitieblokken maar eens met ordners. In ordners heb je veel blaadjes (pagina’s), gescheiden door tabbladen (secties). Zo kun je makkelijk terugvinden wat je zoekt.
Stel je voor dat je notitieblokken maakt voor het werk, school, thuis en vrijwilligerswerk. Zo kun je in het notitieblok thuis bijvoorbeeld de secties reizen, recepten en administratie aanmaken. Verder kun je pagina’s aanmaken. Als voorbeeld pak ik even de sectie reizen, daaronder kun je pagina’s aanmaken als zomervakantie, camping, familiebezoek en Europa. Of wat te denken van een pagina met reisdocumenten?
Doordat je zelf je notitieblokken, secties en pagina’s in kunt delen, heb je veel vrijheid. Ook kun je zoeken in de notitieblokken, voor als je even niet meer weet waar je een notitie geplaatst hebt.
Het grote voordeel van OneNote is de hoeveelheid informatie die je kwijt kunt, terwijl het wel overzichtelijk blijft. Je hoeft niet allemaal verschillende documenten op te slaan en een plekje te geven, maar je hebt alles bij elkaar. Ook kun je heel eenvoudig in je aantekeningen zoeken.
Nu kun je jouw aantekeningen altijd bij de hand hebben. Zet het op meerdere computers of gebruik het programma in combinatie met de app op je iPad of telefoon. Ook als je geen internetverbinding hebt kun je gewoon verder. Alles blijft in OneNote staan en synchroniseren gebeurt als je weer verbinding hebt.
Het is fijn om te starten met losse notities. Zo raak je gewend aan de manier van werken. Later kun je een stapje verder gaan. Je kunt bestanden toevoegen, notitieblokken delen (kán, hoeft niet), audio opnemen, tekenen, met de hand schrijven, takenlijsten maken en noem maar op. De mogelijkheden zijn eindeloos. Omdat OneNote een onderdeel van Microsoft Office is, werkt het naadloos samen met andere programma’s binnen Office. Maak bijvoorbeeld een Outlook-taak aan en zie de taken direct in Outlook verschijnen. In Outlook geef je aan dat de taak voltooid is? Dan wordt dit ook in OneNote aangepast.
Ik hoop dat ik je wat ideeën heb gegeven om in OneNote uit te proberen. Ik heb slechts een paar van de mogelijkheden behandeld. Kijk wel uit! OneNote werkt zo fijn, dat je daarna niet meer anders wilt. Heb je behoefte aan meer uitleg? Op mijn blog www.haalmeeruitoffice.nl leg ik diverse functies in Microsoft Office uit. Binnenkort volgt daar ook meer uitleg over OneNote.