- Stap 1 is dus om alle bliepjes, popups en andere reminders uit te schakelen.
- Mijn klanten vertellen dat dit in eerste instantie onrustig maakt. Stel dat…
- Kost het je heel veel moeite om niet steeds je mailbox te checken? Stel dan een tussenfase in.
Afhankelijk van hoe vaak je eerst keek, kijk je nu ieder uur, dan iedere 2 uur. Dit doe je tot je 3 a 4 keer per dag kijkt. - Start je werkdag niet met het openen van je mailbox. Op die manier wordt je werkdag namelijk bepaalt door je mailbox en niet door je echte werkzaamheden.
Mail lezen is geen werk… de inhoud van de mail is werk. - Neem over iedere mail direct een beslissing: Doen, deleten of bewaren.
Op deze manier heb je iedere dag een lege mailbox. Gebruik 2 andere postbussen Doen en Bewaren. Het kan zijn dat een mail antwoorden meer tijd kost dan plaats je deze in Doen. Heb je geantwoord ofis het info die je moet bewaren? Dan verplaats je het bericht naar Bewaren.
Onder deze postbus heb je oneindig veel mogelijkheden om submappen te maken.
Voordeel hiervan is dat je meer overzicht hebt. - Gebruik de email niet voor extreem veel informatie. Voeg in dat geval een bijlage toe.
- Verander de bericht regel als je antwoord geeft. re.re.re.re.re. geeft niet duidelijk aan wat het onderwerp is van het bericht.
Het is prettig om direct te lezen waar het bericht over gaat: bv. datum is akkoord.
Je hoeft dan niet eens het bericht te openen en kan direct naar Bewaren.
Het is zinloos om op een dergelijk bericht weer te reageren met Oke… - Wees voorzichtig met een automatisch bericht van afwezigheid en daarin de vermelding vanaf… ben ik weer bereikbaar.
Mensen gaan er vanuit dat ze dan direct antwoord krijgen op het aangegeven tijdstip. - In tegenstelling met punt 7. Probeer snel antwoord te geven op een mail met een vraag.
Doe je dit niet, dan blijft het wachten op jouw antwoord ook op de todo lijst van een ander staan.